Logiciel Monarch
Les Caisses de Congés Payés du BTP et le CEDIB optimisent les flux de documents grâce à Document Vision
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Le CEDIB a fait le choix d’intégrer l’outil ASG-Cypress© à son offre logicielle et retient Document Vision pour l’accompagner.
Panorama sur un projet remontant à 2001, né au départ d’une simple problématique de gestion d’imprimantes...
PROJET DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES SPOOLS D'IMPRESSION :
- Gestion des imprimantes
- Optimisation de la remise postale
- Automatisation de la mise sous pli
- Archivage des documents, remplacement des systèmes de composition des duplicatas
- Diffusion « multi-canal », en particulier via l'email
- Consultation via le site web des documents adhérents
SOLUTION MISE EN PLACE :
- ASG-Cypress ©
Les Caisses de Congés Payés ont été créées en 1937, dans la continuité de la loi instituant le droit à un congé payé annuel ; elles permettent son application pleine et entière dans certaines professions, comme le BTP, marquées par une forte mobilité des salariés.
En effet, les employés de ce secteur peuvent être amenés à aller de chantier en chantier et donc dépendre de plusieurs employeurs. La trentaine de caisses régionales est notamment chargée de la collecte, de la gestion et du payement des congés payés.
« Le CEDIB est un groupement d'intérêt économique (GIE) qui coordonne l'action informatique de plusieurs caisses«» explique Didier Stefanelli, Directeur du CEDIB.
En effet, le CEDIB est né de la décision de certaines caisses de mutualiser leur informatique pour la conception et le développement des applications, le conseil en infrastructure, la recherche de solutions, la rédaction d'appels d'offres,... Actuellement, dix caisses font partie du CEDIB.
Un projet structurant
Le CEDIB s’est lancé en 2001 dans la ré-écriture complète du système d’information et des applications métiers des caisses. Très vite, les équipes ont senti le besoin de disposer d’une solution capable de gérer les nombreux flux de documents et de spools issus des traitements métiers ; « nous avons mis deux ans à faire un tour exhaustif du marché », se rappelle Didier Stefanelli : recherche sur le net, dans les catalogues, etc.
Finalement, un cahier des charges est rédigé et envoyé à plusieurs fournisseurs, une dizaine d'outils est ainsi recensée. « Au départ, nous recherchions un outil capable de gérer intelligemment des files d'impressions ; c'est lors d'une démonstration de ASGCypress © que nous avons compris que l'outil a une palette et une richesse fonctionnelle qui permettent d'aller au-delà de nos attentes initiales et même de nos espérances ».
La recherche initiale d'outil de spool d'impression s'est transformée très vite en une recherche d'outil de gestion globale des documents.
Une short-list de trois produits
L'outil retenu devait répondre à plusieurs critères et contraintes. Par exemple, être capable de fonctionner en liaison avec différents environnements techniques : AS/400, iSeries, serveurs Windows, etc. Ou encore, prendre en compte l'hétérogénéité des matériels d'impression et de mise sous plis des différentes caisses.
GED intégrée, pilotage centralisé des imprimantes, automatisation de la mise sous pli, gestion des droits utilisateurs, etc. furent les critères en faveur du choix de la solution ASGCypress © en 2004.
Un projet qui n'aurait pas pu être mené sans l'apport de Document Vision
Le CEDIB continue à faire appel à Document Vision en tant que centre d'expertise sur ASG-Cypress © : conseil en architecture, transfert de compétence, accompagnement à l'installation et au paramétrage... « Nous avons été autonomes très vite ; bien sûr, nous ne cherchons pas à devenir des experts de l'outil car nous restons concentrés sur notre coeur de métier » prévient Didier Stefanelli. Document Vision apporte l'expertise pour traiter de manière plus rapide les développements et les intégrations nécessaires : « Travailler avec des experts « qui vivent » dans le produit, permet de balayer immédiatement toutes les options possibles, y compris celles auxquelles nous n'avions pas pensées ; avec Document Vision, nous savons que nos besoins sont parfaitement compris ».
Une intégration complète au système d'information
ASG-Cypress © est maintenant complètement intégré au système d'information proposé par le CEDIB. Trois caisses (Lyon, Macon et Melun) sont déjà équipées et le déploiement des autres caisses est prévu sur 2007.
En premier besoin, Cypress est utilisé pour ses capacités à préparer la mise sous pli des spools de documents issus de sources diverses et variées. Les applications n'ont plus à se soucier de la problématique de l'optimisation ou de la remise postale : tout est pris en charge par ASG-Cypress © qui pilote les imprimantes et les machines de mises sous plis. Les caisses disposent chacune de leur propre plate-forme d'exploitation indépendante ; certaines préfèrent maitriser tout le processus (impression et mise sous plis sur leur équipement) alors que d'autres projettent de sous-traiter le routage à un prestataire façonnier.
Des bénéfices immédiats
« La gestion de nos spools et de nos mises sous plis présentaient une problématique très complexe avant Cypress » concède Didier Stefanelli. « Grâce aux nouvelles règles mises en place avec Cypress, nos applications sont affranchies de la gestion des règles de groupage, de regroupement. »
Les premières implémentations ont montré que les caisses sont enthousiastes sur le travail réalisé ; certaines ont même modifié des projets ou leur organisation en cours pour mieux les faire coller aux possibilités de l'outil, vues les facilités apportées.
La première économie attendue est donc sur la remise postale ; facteur simple de retour sur investissement quand on sait que plus d’un million de pages sont gérées par an, dont la moitié remise sous forme de plis postaux.
« Cypress nous permet aussi de résoudre nos problèmes d’archivage légal, ce qui a simplifié nos applications en les dépouillant des complexités liées à la confection des duplicatas ». Les utilisateurs ont accès depuis leur poste de travail à des requêtes de consultation immédiate des documents archivés.
Le prochain chantier sera de mettre à disposition des adhérents au travers d’un extranet les documents stockés dans ASG-Cypress ©. Aujourd’hui, les documents sont recomposés dynamiquement ; « grâce à Cypress, nous allons économiser un travail assez lourd en développement et rendre notre site plus réactif ; en parallèle, nous lancerons aussi le chantier de l’envoi des documents par email en PDF grâce aux fonctions de Cypress. »
« Cypress est vraiment un outil en phase avec les problématiques des entreprises devant gérer des volumes significatifs de documents et souhaitant moderniser leur relation client ».
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